Переход на электронные трудовые книжки
Процесс перевода россиян на электронные трудовые книжки начался с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход на новый формат документов о трудовой деятельности проводится только с добровольного согласия человека.
Исключением являются те, кто начал свою рабочую деятельность с 2021 года. У новоиспеченного работника все сведения о периодах работы сразу ведутся только в электронной трудовой книжке без оформления её бумажной версии.
Какие данные заносятся в электронную трудовую книжку?
Электронная трудовая книжка содержит практически тот же самый перечень информации, который раннее записывался в её бумажную версию, это:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- код выполняемой функции;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Если работник решает сохранить бумажную трудовую
- Работодатель должен продолжить вносить сведения о трудовой деятельности как в электронную, так и в бумажную трудовую.
- Сохраняется право на ведение трудовой книжки при дальнейшем трудоуйстройстве в другое место.
- Сохраняется право передумать и подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде.
Обязанности и права работодателя при ведении электронных трудовых книжек
- Работнику, который подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель отдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче бумажной трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронную версию.
- Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
- При заключении нового трудового договора будущий работник, который поступает на работу, предоставляет работодателю сведения о прошлой трудовой деятельности как в бумажнмо, так и в электронном виде вместе с трудовой книжкой.
- В случае, если работник заметит, что информация о трудовой деятельности заполнена неверно или не описана полностью, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и предоставить их в Пенсионный фонд России.
Работодатель несет ответственность:
- за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
- за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
- за непредставление в установленный срок либо представление неполных или неверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган ПФР;
- за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.
Можно ли вести трудовую книжку, как раньше, в бумажном формате?
Все, у кого трудовая книжка существовала до 2020 года, могут сохранить ее в традиционном бумажном виде. Если человек впервые устраивается на работу после 2021 года, данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Можно выкидывать?
Если человек выбрал электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая полностью теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
Как можно получить сведения из электронной трудовой книжки?
Информацию можно получить через личный кабинет на сайте ПФР.
Либо получить в бумажном виде, подав заявку:
- работодателю (по последнему месту работы);
- в территориальном органе Пенсионного фонда России;
- в многофункциональном центре (МФЦ).
В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в Пенсионный фонд?
В случаях приема на работу или при увольнении сведения о деятельности работника должны представляться не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или увольнении работника.
Сведения о переводе работника на новую должность или выборе работником формы трудовой книжки передаются не позднее 15-го числа, следующего за отчетным месяцем.
Что будет с моим трудовым стажем в случае сбоя или утечки данных ПФР?
Сбой или взлом базы, которые влекут за собой изменения или уничтожение данных, практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в различных системах хранения, что исключает риск полной потери данных работников.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобный и быстрый доступ работников к информации о своей трудовой деятельности;
- практически полная минимизация ошибок, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
- удобство и дополнительное возможности для дистанционного официального трудоустройства;
- снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
- дистанционное оформление пенсий;
- отсутствует возможность утери трудовой книжки.
Ранее мы рассказывали, как и где оформить документы в Ставрополе.
